Emitir uma nota fiscal de devolução no e-commerce é essencial sempre que uma mercadoria precisa retornar ao remetente , seja por recusa de entrega, produto com defeito, erro logístico, força maior ou arrependimento do comprador.
Mas é importante destacar: esse procedimento pode variar conforme o regime tributário da empresa e as regras do estado emissor (UF), especialmente em relação ao ICMS. Neste artigo, você vai aprender:
- Quando emitir nota fiscal de devolução;
- Quais CFOPs utilizar (entrada e saída);
- Diferenças entre Simples Nacional e Lucro Real/Presumido;
- O que fazer em caso de recusa de entrega;
- O que mudou com a legislação mais recente e a Reforma Tributária;
- Quais são os erros mais comuns e como evitá-los.
Tudo isso com foco no cenário de e-commerce, ou seja: empresas que vendem produtos online (B2B e B2C), incluindo marketplaces ou lojas próprias e operações interestaduais.
Quando emitir nota fiscal de devolução no e-commerce?
A nota fiscal de devolução deve ser emitida sempre que houver o retorno de mercadoria à empresa, após a emissão da nota original. Os cenários mais comuns no e-commerce incluem:
- Produto com defeito ou avariado;
- Arrependimento de compra (ex: até 7 dias, conforme CDC);
- Erro de envio ou de pedido;
- Recusa da entrega pelo cliente final (pessoa física ou jurídica);
- Impedimento logístico (como caminhão quebrado, problemas climáticos, etc.)
Regimes e particularidades:
- Simples Nacional: deve observar a Resolução CGSN 140/2018 quanto ao destaque ou não do ICMS.
- Lucro Real/Presumido: além do ICMS, observar obrigações acessórias e escriturações fiscais próprias.
- Estados (UF): cada UF pode ter portarias específicas com relação ao procedimento (exemplo: SP segue a Portaria SRE nº 28/2025).
Como preencher corretamente a nota de devolução?
Para que a nota seja aceita, ela deve conter:
- Chave de acesso da NF-e original;
- CFOP correspondente à devolução (entrada ou saída);
- CST, CEST, NCM e descrição iguais aos da nota original;
- Justificativa na Nota Fiscal de Entrada, em informações complementares (especialmente em caso de força maior);
- Informar base de cálculo e ICMS, quando aplicável.
Quais os CFOPs mais comuns na nota fiscal de devolução ?
Ao emitir uma nota fiscal de devolução no e-commerce, é fundamental utilizar o mesmo CFOP da nota original, espelhando a operação com a inversão de natureza (de saída para entrada ou vice-versa). Isso garante que a devolução reflita corretamente os efeitos fiscais da venda anterior.
CFOPs de entrada (para quem está recebendo o produto de volta):
- 1.202 / 2.202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
- 1.201 / 2.201 – Devolução de venda de mercadoria industrializada pelo próprio contribuinte
CFOPs de saída (se a devolução for feita pelo cliente, e ele for contribuinte):
- 5.202 / 6.202 – Devolução de compra de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
Base legal: Convênio ICMS S/Nº de 1970 (Anexo II); Ajuste SINIEF 07/2005; RC 24.143/2021 – Item 6.1
Atenção ao regime tributário:
Empresas optantes pelo Simples Nacional devem destacar corretamente os campos de ICMS e base de cálculo, quando exigido, conforme determina a Resolução CGSN nº 140/2018.
E se o cliente recusar a entrega?
O tratamento fiscal depende do momento em que a recusa ocorre e se houve circulação da mercadoria:
- Antes da saída do estoque: se estiver dentro do prazo legal, a empresa pode cancelar a NF‑e e não há emissão de nota de devolução.
- Se houve circulação efetiva da mercadoria — ou seja, ela saiu do estoque, entrou em transporte ou chegou a ser descarregada — já ocorreu o fato gerador. Nesse caso, o correto é emitir a nota de devolução com os CFOPs de entrada correspondentes à operação original.
Base legal: Resposta à Consulta Tributária 30604/2024 da SEFAZ‑SP (proc. RC 30604/2024), que esclarece a necessidade de nota de devolução em cenários com circulação efetiva. Se quiser, posso incluir a citação exata da redação.etiva. Se quiser, posso incluir a citação exata da redação.
E quando o produto precisa voltar por força maior?
Imagine uma situação como esta: o caminhão refrigerado quebra durante o transporte de uma carga perecível, impedindo a entrega ao destinatário.
Se houve circulação efetiva da mercadoria, considera-se que houve fato gerador de ICMS. Nesse caso, é obrigatória a emissão de nota fiscal de devolução com os CFOPs correspondentes à operação original.
Além disso, a justificativa do retorno deve ser incluída no campo “Informações Adicionais” da NF-e, junto com a chave de acesso da nota fiscal original, conforme orientação da Resposta à Consulta Tributária 30604/2024 da SEFAZ-SP.
Erros comuns na emissão de notas de devolução
- Usar CFOP de devolução em casos que pedem apenas ajuste fiscall (ex: nota não cancelada)
- Esquecer de referenciar a nota fiscal original
- Não considerar os CST/CEST da operação inicial
- Tentar cancelar uma nota fora do prazo
Quer se aprofundar nos principais erros na emissão da NF-e no e-commerce e como evitá-los?
Acesse também: Erros fiscais mais comuns na NF-e e como evitar prejuízos no e-commerce
Reforma Tributária muda esse cenário?
Ainda não, mas é importante se preparar.
O novo modelo de documento fiscal previsto na Reforma Tributária, relacionado à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), está em fase de testes e desenvolvimento técnico. A previsão é que entre em vigor em janeiro de 2026.
Enquanto isso, a NF-e atual permanece válida e obrigatória. Por isso, é fundamental continuar seguindo as regras vigentes, especialmente em operações com ICMS, devoluções, ICMS-ST e benefícios fiscais, que ainda serão exigidas até a transição completa.
Conclusão: nota de devolução é segurança fiscal
Emitir corretamente a nota fiscal de devolução no e-commerce garante conformidade, evita autuações e protege a operação.
Dominar os tipos de nota fiscal não é burocracia: é estratégia tributária.
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FAQ – Perguntas frequentes
1. Posso emitir nota de devolução mesmo sem entrega?
Sim, desde que tenha havido circulação física da mercadoria (ex: saiu do seu estoque, foi transportada, mas o cliente recusou o recebimento).
Nessa situação, houve fato gerador, e a devolução deve ser formalizada com uma nota fiscal de devolução, utilizando o mesmo CFOP da operação original, ajustado para entrada (ex: 1.202 ou 2.202).
A justificativa da devolução, incluindo a recusa de recebimento, deve ser registrada no campo “Informações Adicionais” da NF-e de entrada.
Base legal: Resposta à Consulta Tributária 30604/2024 – SEFAZ-SP
Se o produto não chegou a sair fisicamente (ficou no armazém, no estoque, etc.), aí sim não houve fato gerador, e seria possível cancelar a NF-e ou emitir nota, desde que dentro dos critérios legais.
.2. Qual CFOP usar no Simples Nacional? Em regra geral os CFOP’s mais utilizados conforme o caso, 1.202 ou 2.202 (entrada); 5.202 ou 6.202 (saída).
3. Como saber se ainda posso cancelar uma NF-e? Consulte o prazo legal e certifique-se de que não houve circulação da mercadoria.
4. PF pode emitir nota de devolução? Não. Apenas empresas com CNPJ e inscrição estadual ativa podem emitir nota fiscal.
