Você com certeza já deve saber que a automação está batendo na porta de empresas de todos os portes, e o setor contábil não poderia ficar de fora. Na verdade, muitos negócios estão buscando essas soluções para economizar tempo e dinheiro.
Se esse também é o seu caso e você está pesquisando maneiras de otimizar os processos no escritório, veio ao lugar certo! Afinal, a transformação digital não pode esperar, porque a concorrência também não perdoa, concorda?
Por isso, neste conteúdo, vamos explicar o que é automação contábil e trazer 4 sugestões valiosas de ferramentas que vão auxiliar nos processos da contabilidade. Continue lendo e descubra tudo!
Antes de tudo, é importante entender que a automação contábil é o conjunto de ferramentas tecnológicas (geralmente sistemas) que o escritório emprega na sua rotina.
Com elas, processos manuais e normalmente cansativos, podem ser feitos de forma mais fácil e rápida pelo time contábil. Um exemplo é a possibilidade de designar tarefas para outro setor sem a necessidade de ir até ele.
Inclusive, existem ferramentas mais específicas que podem fazer toda a diferença quando o assunto é contabilidade. Mas antes de falarmos sobre elas, é importante entender o impacto que esses artifícios podem trazer ao dia a dia da empresa.
Como você viu, a automação já faz parte da rotina do setor contábil, ainda que de maneira sensível em algumas delas. Mas qual é o real impacto dessas tecnologias na rotina do escritório?
A curto prazo, o primeiro ganho é a capacidade de acelerar processos que normalmente levariam muito tempo. Em conjunto, essas tecnologias garantem mais segurança e reduzem as chances de falhas humanas.
Inclusive, com a intensificação do trabalho remoto após a pandemia, a automação se tornou indispensável, porque garante mais dinâmica, interatividade e segurança nos processos e na comunicação.
Agora, você pode estar se perguntando quais tecnologias auxiliam escritórios de contabilidade. É isso que mostraremos a seguir!
Pois bem, compreendida a importância de investir na automação contábil do seu negócio, o próximo passo é conhecer algumas ferramentas que vão auxiliar nos processos. Veja a seguir 5 delas:
Esta é uma ferramenta para todo o time que trabalha no escritório. O Trello é uma ferramenta Kanban utilizada para organizar projetos, processos e tarefas. Nele você pode criar “quadros kanban” para cada setor do escritório, com o objetivo de monitorar as tarefas a fazer, tarefas que estão em andamento, assim como tarefas que foram concluídas. Dessa forma você consegue ter uma visão global de como estão as tarefas da sua contabilidade.
Em um quadro criado você pode organizar as tarefas a serem realizadas em um mês para seus clientes por meio da criação de cards, e pode criar check-lists para acompanhar a execução das tarefas do seu time, assim como criar lembretes automatizados de prazos.
Acesse o Trello: https://trello.com/
Essa é uma excelente ferramenta para ter em seu escritório contábil. O Google Workspace possui um combo de ferramentas que você pode aplicar em várias áreas do seu escritório.
Entre as principais que podem te ajudar a automatizar algumas tarefas, sugerimos o Google Drive, que é uma ferramenta focada em armazenamento de arquivos em nuvem. Nele você pode compartilhar pastas com seus clientes para de forma síncrona receber e enviar arquivos entre o seu time e seus clientes.
Além disso, com o Google Workspace seu escritório poderá criar um site, ter e-mail corporativo, realizar videoconferências com o Google Meet, criar planilhas com o Google Sheets, editar documentos com Google Docs, criar formulários de pesquisas com Google Forms, e etc, ou seja, com este pacote de ferramentas você poderá digitalizar e automatizar vários processos internos em sua contabilidade.
Você pode testar gratuitamente em: workspace.google.com
Na pandemia em meio aos lockdowns sua equipe provavelmente teve que trabalhar de home office e você teve um grande desafio para manter a comunicação interna na sua contabilidade, não é mesmo?
O Slack é uma ferramenta de comunicação, que tem como principal proposta se tornar a sede virtual da sua contabilidade. O Slack surge para substituir o excesso de e-mails e grupos de whatsapp que dificultam a comunicação interna, além de possuir diversos recursos e automações. Ele possui uma versão web e aplicativo para computador ou smartphone.
Com ele, você pode criar grupos específicos para cada setor da sua contabilidade e inserir os membros da equipe de forma organizada. Além disso, é possível fazer integração com outros aplicativos, como Trello e Agenda Google, por exemplo, para automatizar o recebimento de notificações sobre reuniões, prazos das obrigações acessórias serem cumpridos, entre outros.
Você pode usar gratuitamente em: slack.com
Você já teve que enviar um documento urgente via motoboy para seu cliente assinar? Além de gastar grana com a logística de envio e recebimento do documento, esse processo é bastante demorado. O Assinadoc existe justamente para resolver esse problema.
O Assinadoc permite que sua empresa automatize os processos burocráticos e demorados, com assinaturas eletrônicas rápidas e totalmente seguras, considerando as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Com ele, é possível solicitar dados e assinaturas de clientes e parceiros de maneira muito prática e instantânea.
Você pode usar gratuitamente em: Assinadoc.com
Lidar com o cálculo e recolhimento do ICMS-ST e DIFAL das notas de compra é um desafio para os departamentos fiscais dos escritórios de contabilidade.
O Tributei é um software que elimina o trabalho manual e cálculo e geração de guias de ICMS-ST e DIFAL. Basta você selecionar as notas ficais que deseja calcular e o sistema faz o cálculo em segundos, além de gerar as guias com apenas um clique. Dessa forma, o seu escritório contábil ganha um tempo preciso para se dedicar a tarefas mais estratégicas
Você pode testar o Tributei gratuitamente: tributei.net
Com o uso dessas ferramentas o seu escritório tem o potencial aumentar a produtividade e gerar mais resultados positivos! Teste as ferramentas e veja na prática os benefícios da automação na contabilidade e ter a prova de como ela pode elevar drasticamente o nível da sua empresa.
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