Cobrança indevida de ICMS-ST. O que fazer?

Se você recebeu uma nota fiscal com ICMS-ST, recolheu esse imposto e está em dúvida se seu produto realmente está sujeito à Substituição Tributária, este artigo é pra você. A cobrança indevida de ICMS-ST é mais comum do que parece e, muitas vezes, passa despercebida até começar a corroer a margem de lucro e causar problemas com o Fisco. Vamos te mostrar como identificar esse erro, corrigir e, principalmente, evitar que isso aconteça no seu e-commerce.

O que é o ICMS-ST e quando ele se aplica?

O ICMS-ST, ou Substituição Tributária, é uma forma de antecipação do ICMS em que uma empresa da cadeia de vendas fica responsável por recolher o imposto pelos demais envolvidos na operação. O objetivo é facilitar a fiscalização e garantir o recolhimento, mas ele só deve ser aplicado em produtos específicos, previstos na legislação estadual.

Para que a aplicação do ICMS-ST seja válida, o produto precisa ter um NCM com CEST correspondente e além disso o segmento da mercadoria tem que ser ST no estado de destino. Sem essas situações, o recolhimento é indevido.

Como saber se o meu produto tem ICMS-ST ou não?

A melhor forma de identificar se o seu produto está sujeito à ST é analisando o cenário completo da operação. 

1. Verifique se o NCM está listado nos anexos do Convênio 142/18.
2. Analise a descrição do produto no convênio e compare com a tabela TIPI (às vezes o convênio delimita quais itens do NCM estão sujeitos).
3. Identifique o segmento da mercadoria e o código CEST correspondente.
4. Consulte a legislação do estado de destino para verificar se esse item/segmento está internalizado (nem todos os estados aplicam ST para todos os itens listados).
   

A aplicação da ST só é válida se houver correspondência entre NCM, CEST, segmento e previsão na legislação estadual. Um mesmo NCM pode ter ST em um estado e não ter em outro.

Para entender melhor sobre cada passo, consulte nosso artigo: Como saber se um produto é sujeito a  Substituição Tributária ? 

E se o ICMS-ST for aplicado de forma indevida?

Quando o ICMS-ST é cobrado sem necessidade, a empresa acaba pagando mais imposto do que deveria. Isso reduz a margem de lucro, aumenta os preços repassados ao consumidor e gera risco de autuação. 

Quem fiscaliza e aplica as penalidades?
As Secretarias de Fazenda dos estados são responsáveis por fiscalizar e aplicar penalidades quando identificam erros na aplicação ou recolhimento do ICMS-ST. Isso inclui desde notificações e autos de infração e multas com juros e, em casos mais graves, restrições operacionais.

O Fisco estadual cruza dados das notas fiscais com a legislação vigente. Se a operação estiver fora do escopo de ST e o imposto tiver sido recolhido, isso pode gerar problemas tanto para o contribuinte quanto para o fornecedor e, em alguns casos, os dois são autuados.

Além disso, a recuperação desses valores pagos indevidamente costuma ser burocrática e demorada, comprometendo a saúde financeira do negócio.

Como corrigir esse erro se ele já aconteceu?

Se você identificar que houve cobrança indevida de ICMS-ST, é importante agir com rapidez. Comece revisando todas as notas fiscais que incluíram esse imposto. Com o apoio da sua contabilidade, avalie a possibilidade de solicitar a restituição dos valores pagos indevidamente junto à Sefaz do estado que recebeu o imposto. Cada estado tem um procedimento próprio.

Atualize também o cadastro do produto no ERP ou sistema emissor e, se o erro veio do fornecedor, entre em contato para alinhar a aplicação correta do tributo. Dependendo do caso, será necessário entrar com um pedido formal de ressarcimento junto à Sefaz do estado.

Importante: não é possível “simplesmente compensar” esse valor com outro imposto sem processo formal. O ideal é documentar tudo, reunir as provas e protocolar o pedido conforme exigências do estado.

Como evitar que isso aconteça novamente?

A prevenção é a melhor estratégia para evitar dores de cabeça com a tributação indevida.

• Mantenha os cadastros de produtos sempre atualizados com NCMs e CESTs corretos.
• Antes de aplicar o ICMS-ST, consulte a legislação estadual e analise o cenário completo da operação, considerando UF, regime tributário e tipo de produto.
• Automatizar a conferência fiscal também é uma ótima maneira de reduzir falhas, além de orientar sua equipe para revisar os parâmetros com regularidade.

Como a Tributei ajuda a evitar esse tipo de erro?

A Tributei é um Hub de Soluções Tributárias que automatiza a conferência,  aplicação e cálculo correto de tributos como o ICMS-ST. Nós já identificamos mais de 15 milhões de reais pagos indevidamente.

Com os nossos módulos, você simula a carga tributária real de cada produto conforme NCM, UF e regime tributário, e identifica se há incidência de ICMS-ST. Isso permite corrigir erros antes da emissão da nota e evitar cobranças indevidas ou pagamentos a maior.

Com a Tributei, sua operação fica mais segura, lucrativa e livre de surpresas fiscais.

Conclusão

Cobranças indevidas de ICMS-ST são mais comuns do que se imagina  e quase sempre evitáveis com o conhecimento e as ferramentas certas. Não basta emitir a nota fiscal: é preciso entender a operação, revisar os dados fiscais e aplicar corretamente o que diz a legislação. Com uma rotina de validação estratégica, o seu e-commerce ganha margem, segurança e escala para crescer com tranquilidade.

Quer saber se está recolhendo ICMS-ST de forma correta no seu e-commerce? Teste gratuitamente o Hub de Soluções da Tributei e descubra como simplificar sua gestão tributária com mais segurança e inteligência.