Sua mercadoria pode ser retida pela fiscalização estadual principalmente devido a irregularidades na documentação fiscal ou pendências de impostos. A Secretaria de Fazenda (SEFAZ) de cada estado costuma auditar a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) e a carga transportada, especialmente nas divisas entre estados. Se for encontrado algum problema como código NCM incorreto, tributos não recolhidos ou documentação incompleta , a carga poderá ficar retida até que a situação seja regularizada. Em alguns casos, mesmo cumprindo todas as exigências, a carga pode ser parada para uma inspeção de rotina.
Abaixo, listamos as causas mais comuns de retenção e como evitá-las:
Por que isso acontece?
- NCM incorreto na nota fiscal: O NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) é o código que classifica a mercadoria para fins de tributação. Se o NCM estiver errado ou desatualizado, os impostos calculados podem ficar inconsistentes com a mercadoria real. Como evitar: mantenha sua tabela de códigos NCM sempre atualizada e confira o NCM de cada produto antes de emitir a nota fiscal.
- Falta de tributos devidos: Quando há impostos não recolhidos na operação, a mercadoria quase certamente será retida. Os casos mais comuns envolvem ICMS-ST, DIFAL e FCP – por exemplo, o DIFAL (Diferença de Alíquota) em vendas interestaduais para consumidor final, ou o ICMS-ST (Substituição Tributária) devido ao estado de destino em certos produtos, ou ainda a contribuição do FCP (Fundo de Combate à Pobreza). Se algum tributo obrigatório não foi pago ou destacado na NF-e, a fiscalização irá segurar a carga até que seja recolhido. Como evitar: entenda a tributação do seu produto em cada destino. Antes de enviar a mercadoria, verifique se todos os tributos (ICMS normal, ST, DIFAL, FCP, etc.) foram corretamente calculados e incluídos na nota fiscal.
- Documentação fiscal irregular ou incompleta: A mercadoria também pode ser retida se houver problemas na documentação. Isso inclui nota fiscal ausente ou com erros graves, informações divergentes (como valores incompatíveis, CFOP incorreto, dados do remetente/destinatário inconsistentes) ou mesmo a falta do DANFE e GNRE paga acompanhando a carga. Como evitar: nunca despache produtos sem a devida nota fiscal. Revise todos os dados da NF-e (destinatário, valores, descrição, CFOP, NCM, tributos) antes de emitir. Imprima e anexe a via física (DANFE) na caixa, sempre que a transportadora ou a legislação exigir, para facilitar a conferência pelos fiscais.
Dica: Às vezes a fiscalização retém cargas por amostragem, mesmo que esteja tudo correto, apenas para verificação. Nesses casos, se não houver nenhuma pendência, basta aguardar que a SEFAZ conclua a vistoria e libere a mercadoria sem cobrança adicional.
O que fazer quando a mercadoria é retida na Receita Estadual?
Ao descobrir que sua mercadoria foi retida, mantenha a calma. O importante é resolver a pendência rapidamente para liberar a carga e prosseguir com a entrega ao cliente. Veja como agir:
- Confirme o motivo da retenção: Entre em contato com a SEFAZ do estado onde a mercadoria está retida. Geralmente, a própria transportadora avisa qual órgão fiscal realizou a retenção e qual é a possível pendência. No site da SEFAZ estadual ou via telefone de atendimento, é possível verificar se há algum imposto pendente ou irregularidade apontada na nota fiscal.
- Regularize a pendência tributária ou documental: Identificado o problema, tome as medidas para corrigi-lo. Se for imposto não pago (como DIFAL ou ICMS-ST), emita a guia de pagamento fornecida pela SEFAZ (por exemplo, uma GNRE ou DARE) e pague o quanto antes.
- Caso seja um erro na nota fiscal (como NCM incorreto ou informação faltando), será necessário corrigir a nota – isso pode envolver emitir uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e) ou, em casos mais graves, cancelar e emitir uma nova NF-e com os dados corretos. Siga as orientações da SEFAZ sobre o procedimento adequado.
- Comunique a transportadora e aguarde a liberação: Após resolver a pendência (pagando o tributo devido ou corrigindo a documentação), informe a transportadora ou a plataforma logística que o problema foi solucionado. Muitas vezes, é preciso enviar o comprovante de pagamento do imposto ou a chave da NF-e corrigida. A partir daí, a carga será liberada pela Receita Estadual e retomará o fluxo de entrega. Fique atento ao status da remessa no sistema de rastreamento da transportadora e mantenha seu cliente informado sobre o novo prazo de entrega.
Seguindo esses passos, na maioria dos casos a mercadoria será liberada sem maiores complicações, após o cumprimento das exigências fiscais. Lembre-se de que agir rápido é fundamental para minimizar atrasos na entrega e manter a satisfação do cliente.
Como evitar que a mercadoria seja retida no futuro?
A melhor estratégia é prevenir os problemas fiscais antes que eles aconteçam. Para evitar que novas mercadorias sejam retidas pela Receita Estadual, adote as seguintes práticas em sua operação de e-commerce:
- Emita notas fiscais com atenção e precisão: Reserve um tempo para preencher corretamente cada NF-e. Verifique dados do destinatário, descrição dos produtos, quantidades, valores e principalmente códigos fiscais (NCM, CEST, CFOP, CST/CSOSN, CRT) e tributos. Um pequeno erro pode gerar divergência tributária e retenção.
- Mantenha-se atualizado sobre a legislação: As regras de tributação podem mudar de tempos em tempos, seja a alíquota de um imposto ou a necessidade de recolher um novo tributo para determinado destino.
- Acompanhe as atualizações fiscais pertinentes ao seu setor (por exemplo, mudanças na substituição tributária de seu produto ou novas exigências de DIFAL entre estados). Isso ajuda a emitir notas sempre conforme a lei vigente.
- Tenha apoio contábil ou consultoria tributária: Contar com um contador de confiança ou um especialista tributário pode fazer diferença. Esses profissionais podem orientar sobre qual NCM usar em cada produto, quais códigos CFOP e CST devem ser usados na operação, quais impostos devem ser recolhidos em cada venda e como cumprir todas as obrigações acessórias corretamente. Investir em orientação profissional reduz riscos e evita surpresas desagradáveis.
- Audite suas notas fiscais regularmente: Implementar uma rotina de auditoria fiscal é uma excelente forma de prevenção. Ferramentas especializadas como a Tributei auxiliam muito nesse processo.
Embora Tributei não valide a nota fiscal antes da emissão, ela audita as NF-es já emitidas ou recebidas, simulando os tributos devidos (ICMS-ST, DIFAL, FCP etc.) com base no NCM de cada produto e nas UFs envolvidas. Com isso, a solução aponta divergências tributárias de acordo com as regras vigentes, permitindo que você corrija erros rapidamente e evite que problemas fiscais resultem em mercadorias retidas. Além disso, ela também faz a emissão de guias e pagamentos. Em outras palavras, ao usar uma solução completa, você identifica e resolve eventuais inconsistências antes que a fiscalização o faça, trazendo mais segurança para o seu e-commerce.
Adotando essas práticas, você diminui drasticamente as chances de ter mercadorias retidas no futuro. A prevenção é sempre mais barata e rápida do que resolver um problema após ele ocorrer, especialmente quando se trata de entregas aos clientes.
Esteja preparado e evite surpresas
Ter uma mercadoria retida pela Receita Estadual não é uma situação agradável, mas com as orientações certas é possível resolver o problema e aprender com a experiência. Revise seus processos, corrija eventuais falhas e invista em tecnologia e conhecimento para evitar que aconteça novamente. Lembre-se de que a satisfação do cliente também depende de entregas no prazo, então cuidar da parte tributária faz parte de um bom atendimento.
Por fim, fica a dica: que tal testar o Hub de Soluções da Tributei gratuitamente? Com os nossos módulos, você audita todas as suas notas fiscais de forma rápida e descomplicada, gera guias GNRE e muito mais….
Você ganha mais tranquilidade para focar nas vendas, sabendo que está em dia com o Fisco e que suas mercadorias têm muito menos chance de ficarem retidas. Faça o teste e boa vendas.
