Como emitir nota fiscal de devolução no e-commerce?

Nota de devolução ecommerce

Emitir uma nota fiscal de devolução no e-commerce é essencial sempre que uma mercadoria precisa retornar ao remetente , seja por recusa de entrega, produto com defeito, erro logístico, força maior ou arrependimento do comprador.

Mas é importante destacar: esse procedimento pode variar conforme o regime tributário da empresa e as regras do estado emissor (UF), especialmente em relação ao ICMS. Neste artigo, você vai aprender:

Quando emitir nota fiscal de devolução;
Quais CFOPs utilizar (entrada e saída);
Diferenças entre Simples Nacional e Lucro Real/Presumido;
O que fazer em caso de recusa de entrega;
O que mudou com a legislação mais recente e a Reforma Tributária;
Quais são os erros mais comuns e como evitá-los.

Tudo isso com foco no cenário de e-commerce, ou seja: empresas que vendem produtos online (B2B e B2C), incluindo marketplaces ou lojas próprias e operações interestaduais.

Quando emitir nota fiscal de devolução no e-commerce?

A nota fiscal de devolução deve ser emitida sempre que houver o retorno de mercadoria à empresa, após a emissão da nota original. Os cenários mais comuns no e-commerce incluem:

Produto com defeito ou avariado;
Arrependimento de compra (ex: até 7 dias, conforme CDC);
Erro de envio ou de pedido;
Recusa da entrega pelo cliente final (pessoa física ou jurídica);
Impedimento logístico (como caminhão quebrado, problemas climáticos, etc.)

Regimes e particularidades:

Simples Nacional: deve observar a Resolução CGSN 140/2018 quanto ao destaque ou não do ICMS.
Lucro Real/Presumido: além do ICMS, observar obrigações acessórias e escriturações fiscais próprias.
Estados (UF): cada UF pode ter portarias específicas com relação ao procedimento (exemplo: SP segue a Portaria SRE nº 28/2025).

Como preencher corretamente a nota de devolução?

Para que a nota seja aceita, ela deve conter:

Chave de acesso da NF-e original;
CFOP correspondente à devolução (entrada ou saída);
CST, CEST, NCM e descrição iguais aos da nota original;
Justificativa na Nota Fiscal de Entrada, em informações complementares (especialmente em caso de força maior);
Informar base de cálculo e ICMS, quando aplicável.

Quais os CFOPs mais comuns na nota fiscal de devolução ?

Ao emitir uma nota fiscal de devolução no e-commerce, é fundamental utilizar o mesmo CFOP da nota original, espelhando a operação com a inversão de natureza (de saída para entrada ou vice-versa). Isso garante que a devolução reflita corretamente os efeitos fiscais da venda anterior.
CFOPs de entrada (para quem está recebendo o produto de volta):

1.202 / 2.202 – Devolução de venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros
1.201 / 2.201 – Devolução de venda de mercadoria industrializada pelo próprio contribuinte

CFOPs de saída (se a devolução for feita pelo cliente, e ele for contribuinte):

5.202 / 6.202 – Devolução de compra de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros

Base legal: Convênio ICMS S/Nº de 1970 (Anexo II); Ajuste SINIEF 07/2005; RC 24.143/2021 – Item 6.1

Atenção ao regime tributário:
Empresas optantes pelo Simples Nacional devem destacar corretamente os campos de ICMS e base de cálculo, quando exigido, conforme determina a Resolução CGSN nº 140/2018.

E se o cliente recusar a entrega?

O tratamento fiscal depende do momento em que a recusa ocorre e se houve circulação da mercadoria:

Antes da saída do estoque: se estiver dentro do prazo legal, a empresa pode cancelar a NF‑e e não há emissão de nota de devolução.
Se houve circulação efetiva da mercadoria — ou seja, ela saiu do estoque, entrou em transporte ou chegou a ser descarregada — já ocorreu o fato gerador. Nesse caso, o correto é emitir a nota de devolução com os CFOPs de entrada correspondentes à operação original.

Base legal: Resposta à Consulta Tributária 30604/2024 da SEFAZ‑SP (proc. RC 30604/2024), que esclarece a necessidade de nota de devolução em cenários com circulação efetiva. Se quiser, posso incluir a citação exata da redação.etiva. Se quiser, posso incluir a citação exata da redação.

E quando o produto precisa voltar por força maior?

Imagine uma situação como esta: o caminhão refrigerado quebra durante o transporte de uma carga perecível, impedindo a entrega ao destinatário.

Se houve circulação efetiva da mercadoria, considera-se que houve fato gerador de ICMS. Nesse caso, é obrigatória a emissão de nota fiscal de devolução com os CFOPs correspondentes à operação original.

Além disso, a justificativa do retorno deve ser incluída no campo “Informações Adicionais” da NF-e, junto com a chave de acesso da nota fiscal original, conforme orientação da Resposta à Consulta Tributária 30604/2024 da SEFAZ-SP.

Erros comuns na emissão de notas de devolução

Usar CFOP de devolução em casos que pedem apenas ajuste fiscall (ex: nota não cancelada)
Esquecer de referenciar a nota fiscal original
Não considerar os CST/CEST da operação inicial
Tentar cancelar uma nota fora do prazo

Quer se aprofundar nos principais erros na emissão da NF-e no e-commerce e como evitá-los?
Acesse também: Erros fiscais mais comuns na NF-e e como evitar prejuízos no e-commerce

Reforma Tributária muda esse cenário?

Ainda não, mas é importante se preparar.

O novo modelo de documento fiscal previsto na Reforma Tributária, relacionado à CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), está em fase de testes e desenvolvimento técnico. A previsão é que entre em vigor em janeiro de 2026.

Enquanto isso, a NF-e atual permanece válida e obrigatória. Por isso, é fundamental continuar seguindo as regras vigentes, especialmente em operações com ICMS, devoluções, ICMS-ST e benefícios fiscais, que ainda serão exigidas até a transição completa.

Conclusão: nota de devolução é segurança fiscal

Emitir corretamente a nota fiscal de devolução no e-commerce garante conformidade, evita autuações e protege a operação.

Dominar os tipos de nota fiscal não é burocracia: é estratégia tributária.

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FAQ – Perguntas frequentes

1. Posso emitir nota de devolução mesmo sem entrega?

Sim, desde que tenha havido circulação física da mercadoria (ex: saiu do seu estoque, foi transportada, mas o cliente recusou o recebimento).
Nessa situação, houve fato gerador, e a devolução deve ser formalizada com uma nota fiscal de devolução, utilizando o mesmo CFOP da operação original, ajustado para entrada (ex: 1.202 ou 2.202).

A justificativa da devolução, incluindo a recusa de recebimento, deve ser registrada no campo “Informações Adicionais” da NF-e de entrada.

Base legal: Resposta à Consulta Tributária 30604/2024 – SEFAZ-SP

Se o produto não chegou a sair fisicamente (ficou no armazém, no estoque, etc.), aí sim não houve fato gerador, e seria possível cancelar a NF-e ou emitir nota, desde que dentro dos critérios legais.

.2. Qual CFOP usar no Simples Nacional? Em regra geral os CFOP’s mais utilizados conforme o caso, 1.202 ou 2.202 (entrada); 5.202 ou 6.202 (saída).

3. Como saber se ainda posso cancelar uma NF-e? Consulte o prazo legal e certifique-se de que não houve circulação da mercadoria.

4. PF pode emitir nota de devolução? Não. Apenas empresas com CNPJ e inscrição estadual ativa podem emitir nota fiscal.

Bruna

Especialista em Comunicação e Posicionamento de Marca da Tributei