Antes de esclarecermos melhor para você como a automação fiscal se aplica a emissão da guia ICMS-ST e DIFAL, explicamos tudo sobre automação abaixo.
É provável que você já tenha vivido na pele a confusão que é o Brasil quando se trata de tributação. Detemos o péssimo título de sermos um dos países com a maior carga tributária do mundo e a maior de toda América Latina e Caribe.
Diante de um cenário naturalmente desfavorável como esse, é fácil imaginar o quanto todos esses problemas podem ser potencializados por uma gestão tributária interna deficitária em um negócio ou empresa.
São problemas incontáveis com excesso e perda de documentos, inadequação à legislação, além de NCMs (Nomenclatura Comum do Mercosul) e notas fiscais incorretas que, como se não bastasse a dificuldade de fornecer e organizar todas essas informações da maneira correta, ainda demandam muito tempo do contador e empresário brasileiro.
Todas essas incontáveis barreiras tributárias do Brasil levam a um dado alarmante. Em pesquisa intitulada “Tax do Amanhã”, realizada pela Deloitte, constatou-se que as empresas podem gastar até 34 mil horas ao ano para apurar e pagar tributos, preencher e entregar obrigações acessórias e acompanhar fiscalizações.
São 34 mil horas que poderiam estar sendo muito melhor aproveitadas pelo empresário ou contador.
Justamente por isso, delegar tarefas repetitivas e manuais, que impedem as organizações de serem ainda mais estratégicas e mais tomam tempo do que contribuem na geração de receita, como por exemplo, a emissão da guia de recolhimento de impostos, não é mais uma opção e sim um passo fundamental para a aumento de produtividade e melhoria de performance.
A Automação fiscal pode ser uma excelente ferramenta para ajudar nesses processos. Vamos aprender mais?
O que é automação?
Você com certeza já ouviu falar de automação e eu posso apostar que uma das primeiras coisas que passam na sua cabeça quando escuta essa palavra é o uso de uma dúzia de máquinas e engrenagens bem no estilo tempos modernos e você não está errado(a), o conceito é realmente por aí mesmo.
A automação, segundo o dicionário, é “todo o processo operacional executado por meio de dispositivos que substituem o trabalho humano”. Ou seja, automatizar algo significa retirá-lo do trabalho manual e assim tornar mais dinâmico e otimizado, dando aos seres-humanos, por sua vez, a oportunidade de dedicarem-se a outras tarefas que os farão se desenvolver mais como pessoas e profissionais.
Diferente do que muitos pensam, a automação não envolve somente o uso de equipamentos físicos (hardwares), como máquinas ou robôs, por exemplo. A automação também pode ser realizada por meio de programas de computador (softwares), e posso te dizer que essa segunda forma de automação é utilizada com mais frequência do que você pensa.
Tecnologias que ajudam a criação de automações são: Inteligência Artificial (IA), Automação Robótica de Processos (RPA), Computação em Nuvem, Internet das Coisas (IoT), entre outras..
Como a automação se aplica à área fiscal?
É fácil imaginar que, nos dias atuais com todas as inovações tecnológicas voltadas para as empresas e negócios, encontramos a automação presente nas mais diversas áreas, estruturando processos que vão desde a prospecção de clientes até a logística de mercadorias e produtos no espaço geográfico.
A prova disso está em pesquisa feita em 2019 pela Associação Brasileira de Automação-GS1 Brasil com o apoio da empresa de pesquisas Gfk, a qual demonstra o crescimento no Índice de Automação do Mercado Brasileiro nos últimos anos nos setores industriais, de serviços, entre outros.
Está longe de ser diferente nos departamentos fiscais das empresas do comércio e contabilidade das mais diversas regiões brasileiras que já começaram a delegar tarefas repetitivas a sistemas que conseguem entregar o mesmo ou até mais resultados em menos tempo.
A automação fiscal foca em executar processos de forma eficiente e eficaz
Nessas organizações, com a automação fiscal é possível gerar e enviar documentos fiscais de forma autônoma, realizar cálculos mais rápidos de de impostos e emitir guias de tributos em minutos, por exemplo. Todas as tarefas que você executa de forma repetitiva e manual podem ser realizadas pelas novas tecnologias de automação fiscal.
Dá pra imaginar porque essas ferramentas são consideradas “fazedoras” de milagres e são as principais aliadas dos gestores nessas empresas.
A automação fiscal pode te ajudar com a emissão de guias ICMS-ST e DIFAL da sua empresa?
Uma das atividades repetitivas e manuais mais comum nos departamentos fiscais é a geração de guias para o pagamentos dos impostos. Dois tipos de guias que possuem um alto volume de emissão são as de ICMS Substituição Tributária (ICMS-ST) e ICMS Diferencial de Alíquota (DIFAL), devido ao alto volume de compras feitas pelas empresas de comércio.
Esse processo pode ser executado por meio de automação e abaixo você irá conhecer os principais benefícios de automação fiscal para a emissão da guias ICMS-ST e DIFAL. Dá uma conferida!
Redução do trabalho manual
Atualmente, pra você gerar uma guia de recolhimento de ICMS-ST ou DIFAL, seja ela uma DAR, DARE, DAE, DARJ ou GR-PR, é necessário um bom tempo gasto com trabalho manual e muita atenção.
A emissão manual da guia de recolhimento é um processo que envolve várias etapas.
Primeiro, estando com as informações necessárias para a emissão da guia em mãos, é preciso entrar no site da SEFAZ, informar o tipo de contribuinte que você é, mencionar o tipo de código da guia que você quer gerar, preencher ainda uma série de outras informações além dessas, emitir a guia e, só então, depois disso tudo, fazer o pagamento do imposto.
Esse processo leva em torno de 3 a 5 minutos para ser executado. A guia de ICMS-ST de Paraná (GR-PR), por exemplo, demanda o preenchimento de 3 formulários para que seja gerada. Imagina se você possui um volume de 100 guias para gerar, você irá demandar pelo menos 5 horas concluir a emissão de todas as guias.
Para que esse processo ocorra da maneira correta e para evitar erros decorrentes de desatenção, é necessário estar muito atento a todos os dados a serem disponibilizados para a SEFAZ, caso contrário, é muito provável que você tenha que pagar muito mais em custo excedente de imposto ou que existam valores faltantes que poderão gerar prejuízo pro seu bolso posteriormente.
Os sistemas que trabalham com a automação do processo de emissão da guia de pagamento do ICMS-ST e DIFAL fazem todo esse trabalho de maneira muito mais rápida, já que acessam as informações necessárias no banco de dados previamente configurado e conseguem, em segundos, fazer o preenchimento das informações necessárias para a emissão da guia de recolhimento.
Redução de erros
Você já pagou uma guia que foi emitida com valores errados? É um problemão, não é?
Por meio do uso de sistemas de automação fiscal, a possibilidade de erros na emissão de guias é basicamente nula. Como explicamos anteriormente, isso ocorre porque os sistemas de automação conseguem “puxar” todas as informações necessárias para o preenchimento dos campos solicitados pelo site da Fazenda de uma base de dados e preenchê-los em questão de segundos.
Além disso, você não precisa nem mesmo solicitar o comando para a geração do documento pois os sistemas de automação fiscal podem ser programados para gerar as guias de maneira autônoma.
Redução de custos
Dependendo do volume de guias ICMS-ST e DIFAL a serem emitidas ou da urgência necessária para a emissão, sua equipe irá demandar de horas extras para atender aos prazos de recolhimento da SEFAZ.
Nos departamentos fiscais de empresas do comercio e da contabilidade, não é incomum ocorrerem problemas com pagamento de guias duplicadas, por exemplo, gerando prejuízo e retrabalho para solicitar um reembolso da SEFAZ.
Com sistemas de automação fiscal sua equipe ganha mais produtividade e eficácia, reduzindo custos com horas extras e pagamento de impostos de forma indevida.
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