4 fatores que afetam a produtividade do seu departamento fiscal

Possuir um bom índice de produtividade de um departamento fiscal é um dos principais elementos que contribuem para o sucesso das empresas e hoje é ainda mais importante no momento de crise que passamos, tornando-se primordial para a sobrevivência dos negócios.

A produtividade pode ser definida como a capacidade de fazer mais utilizando cada vez menos recursos e em menos tempo. Sendo vista por muitos como o ato de minimizar o uso de recursos materiais, mão de obra, máquinas e equipamentos. A produtividade tem como objetivo principal estimular o trabalho e a busca por melhores resultados.

Ao analisar a produtividade de um departamento fiscal devemos vê-lo como uma linha de produção de uma indústria, em que os seus insumos são informações, arquivos XMLs e Notas Fiscais, que posteriormente são processados pela equipe, por meio da apuração dos impostos, análise da legislação e escrituração, e por fim são entregues as obrigações acessórias. Identificar quais são os gargalos que afetam essa produção é essencial para o aumento de produtividade e redução de custos.

Você sabe quais são os gargalos do seu departamento fiscal? Descubra a seguir.

Desorganização nos processos

A sua equipe tem dificuldade em entender quais são suas funções atribuídas? Não entendem em qual etapa se inicia ou finaliza uma atividade? Tem dificuldades em encontrar documentos? Possuem dificuldade em definir prioridades? Se sua resposta é sim para uma dessas perguntas, o seu departamento fiscal está deficiente quanto a organização dos seus processos.

Os processos de um departamento fiscal são o que o movem e garantem a sua organização. Portanto, a falta de padronização de processos gera uma série de consequências negativas, como retrabalho, perca de prazos, mais custos e estresse para equipe.

O objetivo da padronização dos processos é que cada colaborador da equipe saiba exatamente quais são suas funções a desempenhar, que todas as tarefas sigam um fluxo lógico e cumpram os prazos estabelecidos. Portanto, dessa forma seu departamento fiscal garante o funcionamento adequado das atividades e minimiza as chances de falhas.

Certamente é importante para o gestor que reserve um tempo para sempre avaliar seus processos e analisar de que forma pode melhorá-los.

Falhas na comunicação

Uma equipe que não organiza seus meios de comunicação se comunica pouco ou em excesso, e em qualquer um desses casos a produtividade é afetada. Além disso, pode acontecer de você ter na sua equipe pessoas executando uma mesma tarefa, como por exemplo, dois colaboradores apurando o imposto de uma mesma nota fiscal. Pode acontecer também de você pedir para sua equipe entregar uma demanda “x” e ser entregue “y”. Ou então, um cliente recebendo informações diferentes da equipe, imagina o problema que isso pode gerar para o seu departamento.  

A comunicação é fator primordial para qualquer departamento, e com a área fiscal não é diferente. Falhas na comunicação podem gerar insatisfações, queda de produtividade e em piores casos prejuízos financeiros, por exemplo.

O gestor pode investir em ferramentas que estimulem a comunicação eficiente, seja por e-mails, murais (gestão à vista) e aplicativos de comunicação, incentivando, também, o diálogo entre os colaboradores. Além disso, é ideal fixar um momento na semana para estabelecer, trocar e acompanhar ideias e metas, tornando a comunicação mais clara e ajudando na integração da equipe.

Processos manuais

Os departamentos fiscais lidam com várias tarefas repetitivas que são executadas de forma manual e demandam muito tempo da equipe, isso acontece devido a característica natural das atividades do setor e por desconhecer ferramentas que podem sistematizar e agilizar essas tarefas.

Ainda é comum encontrarmos áreas fiscais que fazem a apuração de impostos de forma manual, ou que fazem o recebimento e envio de arquivos dessa forma também. A execução de tarefas dessa forma apresenta chances mais elevadas de cometerem erros e demandam mais tempo da equipe, e como resultado tornando-as menos produtividade e eficiente.

Certamente a automatização de processos é uma alternativa para a resolução desse problema. Existem vários softwares no mercado que podem ajudar o seu departamento fiscal a automatizar processos manuais, como por exemplo, o Tributei, que realiza a apuração do ICMS-ST de forma totalmente automatizada em 20 segundos. Outro exemplo de sistemas que automatizam tarefas são Arquivei e o Nibo, que permitem controle de movimentações e documentos dos clientes.

Qualificação e treinamento da equipe

Segundo o Banco Mundial, o Brasil possui o sistema tributário mais complexo do mundo. Nossa legislação muda com muita frequência, e nos últimos meses tem mudado mais ainda devido aos impactos do Covid-19.

A equipe demanda de tempo para poder assimilar as mudanças apresentadas na legislação, e quando não há uma programação para qualificação da equipe, ela pode executar tarefas com informações equivocadas ou desatualizadas, gerando situações de retrabalho.  Além disso, a não observância de todas as exigências legais pode levar a gastos extras com multas, juros e outras penalidades.

Quando a equipe não é treinada quanto aos processos do departamento fiscal, é comum a execução das atividades de forma não eficiente, e como resultado geram mais trabalho, demandam mais tempo e quando problemas surgem “apagam incêndios”. Uma equipe capacitada e treinada é direcionada a execução correta de processos e sugestões de melhorias surgem com maior frequência.

A capacitação deve estar entre as prioridades do departamento fiscal, já que, para melhorar a produtividade no trabalho, é preciso contar também com ações que formem equipes competentes e atualizadas.

Conclusão

Neste post vimos que vários podem ser os motivos que afetam a produtividade do seu departamento fiscal. Portanto para ser mais produtivo é necessário obter de ferramentas que otimizem o tempo dos profissionais que atuam no setor fiscal, organizar os processos de forma que sejam executados de maneira ordenada, estar aberto a escutar a equipe para o aprimoramento contínuo de ambas as partes e manter uma rotina de treinamento contínuo para que não haja um desencontro nas informações apresentadas, seja para seu cliente ou para os órgãos fiscalizadores.

Diante dos fatores apresentados, como está a linha de produção do seu departamento fiscal? Faça uma análise completa e reflita como você pode vencer esses gargalos.

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